Schon wieder Überstunden gemacht.
Die To-do-Liste war einfach zu lang – und trotzdem bist du nicht mit allem fertig geworden.
Ich greife vorweg. Das Problem ist nicht, dass du zu wenig Zeit hast. Das Problem ist, dass dir niemand erprobte Techniken für dein Zeitmanagement als Führungskraft gezeigt hat.
Lass uns das ändern. Als Executive Coach und Führungskraft im Interims-Management habe ich über die Jahre viele verschiedene Methoden getestet, um meine Zeit effizienter zu nutzen.
In diesem Artikel zeige ich dir 8 Tipps, dank derer ich meine tägliche Arbeit meist ohne Stress und viele Überstunden abschließe.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #1: Leader*in oder Junkie?
Mein Pferd ist Leckerli-Junkie.
Immer, wenn er den Kopf schräg hält, bettelt er um ein Leckerli.
Und weil das einfach so süß aussieht, kann ich nicht widerstehen und gebe ihm natürlich eins.
(Mein Pferd und das Dressurreiten sind mein Rückzugsort. Ich verbringe so viel Zeit im Stall wie möglich, weil dort der ganze Alltagslärm von mir abfällt.)
Auch in deinem Führungsalltag betteln Anfragen, Mails und Aufgaben um deine Aufmerksamkeit.
Hier bewusst „Nein“ zu sagen ermöglicht dir, dich um deine wirklich wichtigen Aufgaben zu kümmern.
Mit diesem ersten Tipp für ein besseres Zeitmanagement als Führungskraft machst du einen großen ersten Schritt:
Kontrolliere deinen Posteingang, anstatt dich von ihm kontrollieren zu lassen.
E-Mails betteln genauso wie mein Pferd: „Hallo! Hier bin ich! Kümmere dich um mich!“
Wenn du ihnen nachgibst, verbringst du den ganzen Tag im Posteingang und kommst mit deiner eigentlichen Arbeit nicht mehr hinterher.
Deswegen habe ich eine klare Regel etabliert: Ich überprüfe meine E-Mails genau dreimal am Tag – morgens, mittags und abends vor Feierabend.
So bleibe ich informiert, aber werde nicht ständig aus meinem Fokus gerissen. Ich kann meine Arbeit besser strukturieren, mich tiefer konzentrieren und: stärker führen.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #2: Tür auf. Tür zu.
Vor einigen Jahren habe ich eine Dressurkür gewonnen.
Das hat viel Spaß gemacht – nicht nur zu gewinnen, sondern auch mich darauf vorzubereiten:
Ich trainierte täglich, entwarf eine Choreografie und suchte die passende Musik dazu aus.
Denn solche Erfolge sind nur mit der entsprechenden Vorbereitung möglich.
Was hat das mit dem Zeitmanagement für Führungskräfte zu tun?
Ganz einfach:
Als Leader*in bist du nicht nur für das Tagesgeschäft verantwortlich. Deine Aufgabe ist auch, strategisch zu denken und zu arbeiten.
Und für diese strategische Arbeit brauchst du Zeit – genauer: ungestörte Zeit.
Trick #2 für beschäftigte Führungskräfte hilft dir dabei, diese dringend benötigte Zeit freizuschaufeln:
Blocke Fokuszeit für deine wichtigsten Aufgaben.
Fokuszeit bedeutet: Tür zu, Konzentration an.
Normalerweise lebe ich das Prinzip Tür auf: Meine Tür ist immer offen, damit meine Mitarbeiter zu mir kommen können, wenn sie Gesprächsbedarf haben. Dieses Angebot nutzen sie auch gerne und oft.
Fokuszeit ist aber ein Fall von Tür zu. So stellst du sicher, dass du ungestört an den wirklich wichtigen Sachen arbeiten kannst.
Wann du die Fokuszeit machst, ist übrigens zweitrangig: Ich habe Klientinnen im Führungskräfte-Coaching, die jeden Tag von 8 bis 10 nicht gestört werden wollen.
Ich persönlich habe keine feste Zeit und lege meine Fokuszeit flexibel. Das ist wahrscheinlich meinem Job geschuldet, in dem ich die Dinge passend machen muss.
Und wenn du jetzt denkst:
„Schön und gut Marna, aber ich habe keine Zeit, um in Ruhe an den wichtigen Dingen zu arbeiten!“
Dann lass mich dir sagen:
Doch, du hast genug Zeit. Der Kern vieler Zeitprobleme von Leader*innen ist ein anderer – und er ist auch ein typischer Grund, weswegen viele Führungskräfte überfordert sind.
Lies weiter, um mehr zu erfahren.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #3: Aus Chaos wird Klarheit
Ich sehe immer wieder Führungskräfte, die sich von dringenden Aufgaben überrollen lassen.
Sie öffnen morgens die E-Mails und alles erscheint sofort ganz dringend.
Das führt dazu, dass du den halben Tag mit Aufgaben beschäftigt bist, die eine Menge Zeit fressen und für die du oft gar nicht zuständig bist.
Häufig sind diese dringenden Aufgaben aber gar nicht wichtig.
Führungskräfte mit gutem Zeitmanagement haben eine wichtige Fähigkeit erlernt und arbeiten beständig daran, sie weiter auszubauen:
Lerne, zwischen dringend, wichtig und dringend-wichtig zu unterscheiden.
Denn es gibt Aufgaben, die sind wichtig. Aufgaben, die sind dringend. Und dann gibt es noch die Aufgaben, die wichtig UND dringend sind.
Als souveräne Führungskraft solltest du das im Schlaf unterscheiden können. Denn nur dann kannst du priorisieren:
Was erledigst du sofort? Was terminierst du in deinem Kalender? Was delegierst du und was kannst du getrost in die Ablage P – deinen Papierkorb – verschieben?
Dank vieler Jahre Erfahrung mache ich das meistens im Kopf. Gerade am Anfang kann aber ein Werkzeug wie die bekannte Eisenhower-Matrix hilfreich sein:
Nimm dir für dein Zeitmanagement als Führungskraft morgens 10 Minuten Zeit und trage die Aufgaben deiner To-do-Liste in die jeweilige Spalte ein:
- Wichtige & dringende Aufgaben erledigst du zeitnah.
- Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben delegierst du an dein Team.
- Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben terminierst du in deinem Kalender.
- Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben löschst du.
So fällt es dir deutlich leichter, Aufgaben richtig zu priorisieren und den Überblick zu behalten. Du kannst dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern, anstatt im Tagesgeschäft unterzugehen.
Allerdings gibt es hier ein Problem:
Manche Aufgaben fühlen sich auch dann wichtig an, wenn sie es in Wahrheit gar nicht sind.
Woran erkennst du also die „wirklich wichtigen“ Aufgaben?
Das zeige ich dir jetzt.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #4: Die Königin von Katwe
Sie konnte weder lesen noch schreiben.
Zur Schule durfte sie nicht gehen, weil ihre Mutter nicht genug Geld hatte.
So musste sie bereits als Kind in einem Slum namens Katwe in Uganda nach Essen betteln – bis sie eines Tages einen Missionar und Schachlehrer traf.
„Ich gebe dir etwas zu essen, wenn du dich von mir in Schach unterrichten lässt.“
Phiona Mutesi stimmte zu.
Schnell war klar: Sie hatte ein enormes Talent.
Bereits nach kurzer Zeit gewann sie die Juniorenmeisterschaften in Uganda, wurde wenig später nationale Meisterin und nahm an internationalen Wettbewerben teil.
Von den Preisgeldern bezahlte sie ihre Schulgebühr und lernte Lesen und Schreiben. Für ihre Familie kaufte sie Betten und Matratzen.
Später erhielt die „Queen of Katwe“ ein Stipendium an einer Universität in den USA.
Ganz klar: Schach hat Phionas Leben verändert. (Und ja, ihre Geschichte wurde sogar verfilmt.)
Nur eine Aktivität, auf die sie sich voll und ganz einließ.
Als Leader*in hast du auch Aufgaben, die einen großen Hebel für deine Arbeit haben – das sind „die wichtigen Dinge“.
Souveräne Führungskräfte richten ihr Zeitmanagement danach aus. Hier kommt Tipp #4:
Kenne deine Kernaufgaben als Führungskraft und konzentriere dich ausschließlich darauf.
Denn nur wenn du deine Kernaufgaben genau kennst, kannst du zwischen „Wichtig“ und „Nicht wichtig“ unterscheiden.
Insgesamt gibt es fünf Kernaufgaben, an denen souveräne Leader*innen konsequent arbeiten.
Hier passiert die strategische Arbeit; hier beschäftigst du dich mit den Sachen, die einen langfristigen Effekt haben.
Eine der fünf Kernaufgaben: Menschen fördern. Wenn deine Mitarbeiter*innen wachsen und lernen dürfen, profitieren nicht nur sie, sondern auch du und dein Unternehmen.
Und die anderen vier Kernaufgaben? Die zeige ich dir in meinem Artikel „Souverän führen lernen: die 3 Ebenen erfolgreicher Führung“.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #5: Du hast ein Team. Nutze es.
„Es macht keinen Sinn, schlaue Leute anzustellen und ihnen zu sagen, was sie machen sollen. Wir stellen schlaue Leute ein, damit sie uns sagen, was wir machen sollen.“
Das sagte Steve Jobs – und viele Führungskräfte können sich davon eine Scheibe abschneiden.
Was ich oft sehe:
Leader*innen haben erfahrene und intelligente Leute im Team – und trotzdem übernehmen sie viele Aufgaben selbst, für die eigentlich ihr Team zuständig wäre.
Der Gedanke dahinter ist häufig, dass es so schneller ginge. Das ist ein Trugschluss: Der kurzfristige Zeitgewinn gleicht den langfristigen Zeitverlust nicht aus, den du durchs Selbstmachen erleidest.
Deswegen ist Tipp #5 absolut unerlässlich für ein gutes Zeitmanagement als Führungskraft:
Delegiere die richtigen Aufgaben an die richtigen Leute.
„Die richtigen Aufgaben an die richtigen Leute“ ist hier der Schlüssel.
Denn Arbeit willkürlich an deine Mitarbeiter*innen zu verteilen, kostet dich Zeit und führt zu schlechten Ergebnissen sowie Problemen im Team.
Wenn du also delegieren willst, dann frage dich: Wem liegt diese Aufgabe am besten?
Um diese Frage zu beantworten brauchst du Empathie, Menschenkenntnis und ein gewisses Gefühl für deine Mitarbeitenden.
(Hier erfährst du, wie du einen empathischen Führungsstil entwickelst.)
Fähigkeiten, von denen du als Leader*in ohnehin enorm profitierst.
So bleibt dir auch mehr Zeit für deine Führungsaufgaben.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #6: Wenn plötzlich Weihnachten ist
„Wenn man es nicht schafft zu planen, plant man, es nicht zu schaffen.“
~ Benjamin Franklin
Als Führungskraft musst du viele Bälle gleichzeitig jonglieren.
Ohne eine durchdachte Zeitplanung wirst du von Terminen, To-dos und kleinen „Kannst du mal eben“-Gefallen überrollt werden.
Dann ist plötzlich Weihnachten und du hast deine Ziele nicht erreicht.
Souveräne Führungskräfte nutzen für ihr Zeitmanagement Tipp #6, um den Überblick nicht zu verlieren:
Finde ein System, um deine Zeit vorausschauend zu planen.
Ich nutze dafür drei Planungen: Eine Jahresplanung, eine Wochenübersicht und eine Tagesplanung.
Die Jahresplanung mache ich in Excel: Hier notiere ich alle wichtigen Daten und Termine, die im Laufe des Jahres anfallen. Dazu gehören die jährlichen und halbjährlichen Mitarbeitergespräche, feststehende Termine, Urlaube und Geburtstage im Team.
Die Wochenplanung mache ich im Outlook-Kalender. Hier gehe ich detaillierter in die Planung und notiere mir alle Termine und Verpflichtungen, die in der nächsten Woche auf mich zukommen.
Die konkrete Tagesplanung organisiere ich auch in Outlook. Ich versuche, täglich mindestens eine Stunde für Unvorhergesehenes einzuplanen – denn irgendwas kommt immer.
Natürlich kannst du deine Planung auch anders organisieren. Wichtig ist, dass du deine Zeit systematisch und vorausschauend planst.
Mit guter Planung unterstützt du außerdem aktiv die Teamresilienz.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #7: Was Jazz mit Führung zu tun hat
Das Meer rauschte im Hintergrund und der Sand kitzelte zwischen meinen Zehen.
Die letzten Sonnenstrahlen des Tages kribbelten wohlig auf meiner Haut, und dann hörte ich es:
Jazz!
Ein paar Meter von mir entfernt begann ein Saxophonist, ein Jazz-Stück zu spielen.
Eine leichte Melancholie umarmte mich – schon während meiner Schulzeit ging ich gerne auf Jazzkonzerte und später in Jazzclubs.
Also schloss ich die Augen, hörte dem Musiker zu und genoss den Moment. Alle Gedanken an To-dos, meine Arbeit oder das Morgen lösten sich auf wie eine Nebelwand in der Morgensonne.
Es blieb nur das Jetzt.
Solche Momente sind Balsam für die Seele; sie helfen dir aber auch, dein Zeitmanagement als Führungskraft zu verbessern. Hier kommt Tipp #7:
Sorge gut für dich, damit du stark führen kannst.
„Aber Marna – was genau hat Selbstfürsorge mit meinem Zeitmanagement zu tun?“
Ziemlich viel. Denn wenn du dich nicht um dich selbst kümmerst, wirst du mit der Zeit ausbrennen. Und eine überarbeitete Führungskraft kann nicht stark führen.
Meinen Klientinnen im Führungskräfte-Coaching für Frauen empfehle ich deswegen: Trage die Zeit für Hobbys, Familie und Leidenschaften genauso in deinen Kalender ein wie deine geschäftlichen Termine.
Das sage nicht nur ich, sondern auch Michelle Obama:
In ihrer Zeit als First Lady haben sie und ihr Ehemann zu Beginn des Jahres ihre privaten Termine zuerst eingetragen – die geschäftlichen kamen danach. (Kannst du hier nachlesen.)
So konnten Michelle und Barack trotz ihrer Rollen als Präsident und First Lady regelmäßig zusammen zu Abend essen, Urlaub machen und keinen einzigen Elternsprechtag verpassen.
„Die Wahrheit ist: Selbst, wenn du zuerst die Zeit für deine Familie einplanst, bleibt immer noch mehr als genug Zeit für deine Arbeit“, sagt Michelle.
Deswegen: Trage deine Me-Termine in deinen Kalender ein. Sei es deine Familie oder eine Leidenschaft wie Tanzen, Schwimmen oder Surfen. Für mich ist es mein Pferd und das Dressurreiten.
Was es auch ist: Stelle sicher, dass du nicht zu kurz kommst. Denn ausgeglichene Führungskräfte haben ein besseres Zeitmanagement und sind produktiver.
Zeitmanagement für Führungskräfte Tipp #8: Der stille Multiplikator
„People will forget what you said, but they will never forget how you made them feel.“
~ Maya Angelou
Und das gilt auch für dein Zeitmanagement – in einer Art und Weise, die du vielleicht noch nicht bedacht hast:
Du bist ständig erreichbar, schreibst um 22 Uhr noch E-Mails ans Team und machst täglich Überstunden?
Dann setzt du deine Mitarbeiter*innen unter Druck, es dir gleichzutun.
Und umgekehrt:
Wenn du bewusst und sorgsam mit deiner Zeit umgehst, wird dein Team es auch tun.
Dein Verhalten multipliziert sich also, weil dein Team es kopiert. Mit Tipp #8 kannst du das für dich nutzen:
Sei ein Vorbild im Umgang mit deiner Zeit.
Als Führungskraft bist du immer auch ein Vorbild für deine Mitarbeiter*innen – nicht nur in Bezug auf dein Zeitmanagement.
Wenn du also deine Zeit nicht gut organisierst, keine Grenzen ziehst und ständig verfügbar bist, dann:
- trainierst du dein Team auf Unterbrechungen.
- erzeugst du ein Klima, in dem niemand in Ruhe arbeiten kann.
- zerstörst du damit nicht nur deine eigene Fokuszeit, sondern auch die deines Teams.
Ergibt das Sinn? Eher nicht. Die Lösung: Lebe vor, was du von deinem Team erwartest:
Blocke deine Fokuszeiten. Lass dich nicht von dringenden Aufgaben hetzen. Sorge für dich selbst.
Deine Mitarbeiter*innen werden sich an deinem Verhalten orientieren. Mit dem Ergebnis, dass der gesamte Output deines Teams besser und größer wird.
Fazit
Du kennst nun acht erprobte Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement als Führungskraft verbessern kannst.
Suche dir jetzt gleich einen davon aus, den du in deinen Alltag etablieren möchtest.
Gutes Zeitmanagement ist aber nur eine der Fähigkeiten, die souveräne Leader*innen beherrschen.
Wenn du weiter an deinem Handwerk der Führung feilen möchtest, dann beginne bei dir selbst: bei deinen Werten, deinen Zielen, deiner inneren Haltung.
Alle praktischen Fähigkeiten wie Delegieren, Mitarbeitergespräche führen oder Kommunikation bauen darauf auf.
In meinem Workbook Leading Excellence für 0 € geht es genau darum:
- Du bekommst einen Überblick, wo dein aktuell größtes Potenzial als Führungskraft liegt.
- Du erarbeitest deine beruflichen Ziele, damit du weißt, wohin du dich entwickeln willst.
- Du lernst die 72-Stunden-Regel kennen, dank derer du konsequent Schritt für Schritt an deinen Zielen arbeitest.
Du kannst dir das Workbook hier herunterladen.
Viel Erfolg in deiner Führungsposition!
Deine Marna
PS: Du hättest lieber gleich persönliche Unterstützung bei deinem Zeitmanagement? In meinem Executive Coaching helfe ich dir, deinen Tag effizienter zu strukturieren und deine tägliche Arbeit mit weniger Stress abzuschließen.